Hur man fakturerar kommunen

Här kan du läsa om hur du gör för att fakturera Umeå kommun och vilka uppgifter en faktura ska innehålla.

Det är lag på att fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet ska vara elektroniska. Umeå kommun tar emot elektroniska fakturor via Peppol.

En faktura i PDF-format räknas inte som en e-faktura.

Uppgifter för att e-fakturera

Peppol-id: 0007:2120002627

Momsnummer: SE212000262701

Organisationsnummer: 212000-2627

Fakturaadress

Umeå kommun
FE7825
831 90 Östersund

Vad ska en e-faktura innehålla?

Det som gäller generellt är att kommunen betalar fakturan inom 30 dagar räknat från den dag när kommunen tog emot fakturan om leveransen är utförd.

Momsregistreringsnummer

Kommunens momsregistreringsnummer är SE212000262701.

Fakturaadress

Alla fakturor till Umeå kommun ska ha följande fakturaadress:

Umeå kommun
FE7825
831 90 Umeå

Orderreferens

När du som leverantör har tagit emot en inköpsorder ska du alltid ange orderreferensen, som börjar med UKxxxxxx, på fakturan.

Faktureringsobjekt

Har du kommit överens med kommunen om att regelbundet fakturera samma faktureringsobjekt, ska du ange överenskommen uppgift i fältet faktureringsobjekt. Till exempel används faktureringsobjekt vid fakturering av telefon­abonnemang och liknande. I övriga fall lämnar du fältet blankt.

Kontraktsreferens

Om du är en upphandlad leverantör och har tecknat avtal med kommunen ska du ange avtalsnummer i fältet kontraktsreferens. Avtalsnumret finns angivet på inköpsordern och i avtalet. I övriga fall lämnar du fältet blankt.

Beställarreferens

Om det inte finns en inköpsorder eller faktureringsobjekt ska du alltid ange en beställarreferens. Umeå kommuns beställarreferenser består av 4–6 bokstäver och eventuellt två siffor, till exempel LENBOG02. Vid beställning ska beställare från Umeå kommun uppge en giltig referens. Om du inte har fått någon referens, kontakta beställaren eller inkop@umea.se.

Tidigare fakturareferens

Detta anges endast vid kreditfaktura. Ange fakturanummer för originalfakturan som du ska kreditera.

Övrigt fakturainnehåll

Det finns andra uppgifter som en korrekt faktura ska innehålla.

Innehållet i en faktura Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. (Skatteverket)

Handledning med exempelfaktura

För att underlätta för dig har vi tagit fram en exempelfaktura som innehåller beskrivning av vad du anger i respektive fält och hur du anger referenser och annat fakturainnehåll enligt Peppol BIS Billing 3:

Du kan på egen hand verifiera din faktura i SFTI:s verifieringstjänst:

SFTI Verifieringstjänst Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Skicka faktura – så gör du

E-faktura via Peppol

Peppol är ett öppet nätverk och ett europeiskt samarbete för att vi inom EU ska kunna ha e-handel över gränserna.

För att skicka e-faktura via Peppol behöver du kontakta din leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst och meddela att Umeå kommuns mottagar-ID inom Peppol är 0007:2120002627.

Detta är allt din systemleverantör behöver veta för att skicka e-faktura till oss.

Peppol BIS e-handel Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. (SFTI)

E-faktura via webb – om du saknar systemlösning

Om du som leverantör skickar enstaka fakturor och inte har möjlighet att skicka e-faktura direkt från ditt affärssystem så erbjuder Umeå kommun en kostnadsfri webbportal från Visma Proceedo.

Kom igång genom att skicka dina kontaktuppgifter via e-post till inkop@umea.se och ange att du vill ha en inbjudan till leverantörsportalen. Du får då en inbjudan via e-post som gäller i sju dagar. Registrera ett konto och börja e-fakturera.