Personuppgiftsbehandling vid deltagande i inspelade föreläsningar
Här kan du ta del av hur dina uppgifter behandlas, till exempel syftet med behandlingen, den lagliga grunden för behandlingen och hur länge uppgifterna kommer sparas.
Det är Kommunstyrelsen i Umeå kommun som är personuppgiftsansvarig för behandlingen. Syftet med inspelning av seminarier och föreläsningar inom området Digitalisering är att skapa förutsättningar för att fler kan ta del av materialet och att kommunen därmed skapar förutsättningar för likabehandling avseende kompetensutveckling och utveckling av digitalisering.
Den lagliga grunden för behandlingen är att uppfylla ett nödvändigt allmänt intresse då Kommunfullmäktige har fattat beslut om det långsiktiga målet Digitalt först. För att öka kunskapen och förståelsen kring digitaliseringens möjligheter är det en förutsättning att kunna sprida information i form av digitala seminarier och föreläsningar. De medarbetare som inte kan ta del av seminarierna och föreläsningarna i realtid behöver ges tillgång till samma information i efter hand. På så sätt ges de samma förutsättningar att ta till sig informationen och öka sin kunskap och förståelse för digitaliseringen på ett likvärdigt sätt.
Microsoft Teams är den videomötesplattform som kommunen använder för digitala seminarier och föreläsningar. Via videoinspelningsfunktionen i Teams skapas möjligheten att ta del av informationen i efter hand. Det finns inte teknisk möjlighet i Teams att separera information om deltagarna från själva videon vilket gör att det inte går att hindra att deltagarinformation/personuppgifter visas vid en videoinspelning. Deltagaren kan komma att visas i bild alternativt att deltagarens namn eller initialer visas. Att använda alternativa tekniska lösningar är inte ekonomiskt försvarbart. Inte heller att spela in seminarier och föreläsningar separat då det ökar kostnaderna och komplexiteten i hanteringen. Vid varje tillfälle ska dock hanteringen av personuppgifter begränsas i så stor utsträckning som det är rimligt, exempelvis genom att informera om att deltagarnas röst spelas in vid muntliga frågor och diskussioner och att de exempelvis kan välja att ställa sina frågor via chatt/meddelanden i stället.
Vi kan komma att dela dina personuppgifter med tredje part, förutsatt att vi är skyldiga enligt lag, till exempel enligt offentlighetsprincipen.
Har du frågor om personuppgiftsbehandlingen, eller vill komma i kontakt med oss av någon annan anledning, gör du det enklast genom att kontakta oss via Tomas Jakobsson, kommunsekreterare på telefon 090-16 12 37, 070-238 22 32 eller mejl tomas.jakobsson@umea.se.
Dina uppgifter kommer att sparas i ett år då inspelningen kommer ligga på kommunens intranät under samma tid för att säkerställa att alla kan ta del av den. Därefter gallras dessa i enlighet med gällande dokumenthanteringsplan.
Du kan kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära
- rättelse
- överföring
- begränsning av behandlingen
- radering av dina uppgifter
- eller för att göra invändningar på dina uppgifter.
Detta gör du enklast genom att kontakta vårt dataskyddsombud på dataskyddsombud@umea.se.
Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet.