Tre lärdomar från Umeå kommuns AI-pilot

Bygg för säkerhet och integritet, förstå hur nytta skapas och ge ett bra stöd till användarna är tre lärdomar som Umeå kommun har dragit av sin AI-pilot.

Under hösten 2024 har ett 40-tal medarbetare från olika verksamheter testat och utvärderat Microsofts AI-tjänst Copilot.

– AI har potentialen att förändra vårt samhälle i grunden. Det är något vi i offentlig sektor behöver förhålla oss till, eftersom den demografiska utvecklingen innebär att vi behöver göra mer med mindre resurser för att behålla välfärden, säger Mattias Wallmark, verksamhetschef på Digital omställning och IT på Umeå kommun.

Vad har vi lärt oss?

Nu är projektet avslutat och utvärderat. Ett av syftena har varit att skaffa erfarenhet och underlag för att kunna ta ställning till ett bredare införande. Så vad har man lärt sig?

1. Bygg för säkerhet och integritet

Alla deltagare som fick en Copilot-licens genomgick en lämplighetsprövning så att AI-assistenten inte skulle få tillgång till känslig information genom deltagarnas Microsoft 365-miljöer.

– Det kommer vi att fortsätta med, tillsammans med andra åtgärder för informationssäkerhet. Ett exempel är att tillåta användning av Copilot endast på kommunens egna datorer, berättar Mattias.

2. Förstå hur nytta skapas

Som användare behöver man lägga tid för att spara tid.

– Vi hade satt ett ambitiöst mål för hur mycket tid vi skulle spara med hjälp av Copilot. Vi nådde det inte, men vi har sparat tid och utvärderingen pekar på att ju varmare i kläderna vi blir, desto mer tid kan sparas.

Eftersom varje licens innebär en kostnad ska kommunen utforska vilka roller framöver som sannolikt kan ha mest nytta av assistenten.

3. Ge bra stöd

Alla pilotdeltagare genomgick en onboarding och fick löpande stöd under projektets gång. De erbjöds utbildning, användningsfall, support och personlig coachning. Det skapades ett deltagarnätverk där frågor kunde ställas och erfarenheter delas.

– Våra deltagare är nyfikna och tekniskt kompetenta men hade stor nytta av stödet. Att bygga kunskap gemensamt en tydlig framgångsfaktor, säger Mattias.

Nästa steg

Deltagarna i piloten behåller sin Copilot-licens för att fortsätta utforska möjligheterna och utveckla sina verksamheter. Kommunen ska lösa hur ansvaret för Copilot ska tas och delas på bästa sätt, och bygga upp egen teknisk kompetens för att bland annat bygga och underhålla agenter.

En av de större insatserna som väntar nu är att genomföra en riskbedömning av hela Microsoft 365-plattformen, där Copilot ingår.

– Vi ska fånga möjligheterna med AI, och vi ska göra det på ett ansvarsfullt och tryggt sätt. Riskbedömningen är ett nödvändigt steg på vägen, avslutar Mattias.