Hemtjänsten inför digitalt planeringsverktyg

Under 2025 införs ett digitalt planeringsverktyg inom hemtjänsten i Umeå kommun. Runt om i landet har liknande system införts de senaste tio åren och vid den omvärldsbevakning som gjordes inför upphandling av systemet var det tydligt att man upplever det som en resurs och ett bra stöd.

Förändringen innebär att hemtjänstens schema finns i arbetsmobilen och inte på ett utskrivet papper. Det underlättar både i det dagliga arbetet då det blir lättare att uppdatera schemat i realtid utan att behöva ringa runt till alla berörda medarbetare plus att medarbetaren enkelt kan se vilka insatser som är kvar att utföra och vilka som är utförda. Det ökar kvaliteten både för personen med insatser och för hemtjänsten som utförande verksamhet.

Varför behövs ett nytt planeringsverktyg?

Vi behöver införa nya arbetssätt för att säkerställa att brukarens behov blir tillgodosett, att resurser finns vid rätt tillfälle och att kompetens nyttjas på rätt sätt.  

Vad är målsättningen?

Genom att kunna planera insatser och restid utifrån verklig tid får vi en kvalitetssäkring både för den enskilde och för medarbetarna.

Hur planeras restiden?

Det nya systemet hämtar automatiskt sträckan som medarbetaren ska förflytta sig mellan insatserna och vilket färdsätt som är inplanerat. På så sätt kan systemet räkna ut hur lång tid förflyttningen beräknas ta och lägga in det i schemat. Systemet kan också hjälpa till att lägga den bästa rutten för att minimera restiderna. Man kan också anpassa restider i realtid tex. vid snöstorm kan restiden förlängas och schemat anpassas därefter.

Vad säger andra kommuner?

Det tar alltid tid att lära sig ett nytt system men kommuner som använder ett digitalt planeringsverktyg säger att det upplevs tydligare och tryggare med ett digitalt system jämfört med schema på ett utskrivet papper. Skellefteå kommun har använt det digitala planeringsverktyget inom hemtjänsten i över 10 år och deras upplevelse är mycket positiv.

Finns tid för dokumentation i medarbetarnas schema?

Ja, det finns tid avsatt för dokumentation i början och i slutet av varje arbetspass.

Kan det nya verktyget hjälpa oss att anpassa schemat utifrån verklig tid?

Beviljade insatser ska utföras och för att kunna göra ett schema planeras insatserna in utifrån den tid som finns förinställd som en schablon i systemet. I verkligheten kan insatserna ta kortare eller längre tid att utföra och med det nya systemet kan vi se den utförda tiden och därefter anpassa schemat utifrån verklig tid.

Kommer det att ta längre tid med det nya planeringsverktyget?

Nej, verktyget kommer att underlätta tex. vid snabba förändringar i schemat. Medarbetarna får då automatiskt ett uppdaterat schema och planeraren behöver inte ringa runt och meddela förändringar till varje medarbetare.

Till en början kan det upplevas som att det tar mer tid i och med att man behöver lära sig ett nytt arbetssätt. Men andra kommuner som använder verktyget upplever inte att det tar mer tid.

Tidplan

Det nya digitala planeringsverktyget införs under våren 2025. Man kan då märka att hemtjänsten använder sin mobil mer än tidigare vid besök, vilket är naturligt.